Lista Desplegable en Excel

Publicado en 4 junio 2012 por luis lora

Tutorial Excel: Lista Desplegable en Excel

¿Te has visto en la necesidad de crear una lista de forma manual en Microsoft Excelo quieres restringir los datos a elementos predefinidos? Pues a través de una Lista de Validación puedes ahorrarte todo ese tiempo solamente al seleccionar la información en una lista desplegable predefinida. Una lista de validación no es más que una lista de datos predefinidos que deseas que aparezcan en un grupo de celdas ; el objetivo es que vincules un rango de celdas con unos datos ya predefinidos y así restringir lo que se va a cargar en las celdas, en la siguiente explicación se detalla como y en que casos es útil usar una lista de validación. Para poder generar una Lista de Validación en Microsoft Excel es necesario seguir los siguientes pasos:

Comando Validación de datos

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haces clic en Validación de datos.

Criterio de validación

Luego se va a reflejar un cuadro de dialogo y en la pestaña “Configuración” dentro del Criterio de validación vas a seleccionar Lista, en la siguiente imagen anexa se detalla s el procedimiento:

Origen de datos

Una vez realizado este paso con anterioridad vas a seleccionar las celdas que van a ser referenciadas, esto lo haces en el campo “Origen” y presionando el botón que se encuentra del lado derecho seleccionas las celdas con las referencias y haces clic en Aceptar, a continuación se muestra mediante un ejemplo sencillo este paso.

Borrar datos de lista de validación

Tras haber realizado todos los pasos vas a verificar en las celdas donde predefiniste el listado de validación las condiciones seleccionadas, por ejemplo nombres, cantidades o cifras, fechas, horas, números enteros, etc.

Para eliminar una lista de distribución con anterioridad debes seleccionar las celdas que tienen el criterio de validación ir a Herramientas de datos de la ficha Datos, haces clic en Validación de datos y en el Criterio de validación vas a seleccionar Cualquier valor o también en la parte izquierda inferior haces clic en el botón “Borrar todos”, en la imagen anexa se detalla el procedimiento.

Lista de validación

En el siguiente ejemplo se puede ver la utilidad de una Lista de Validación ya que tenemos un listado de países que deben ser vinculados a través de una formula condicional para generar los datos de sus Continentes, Capitales, Idiomas y Población. Para lograr que la información se vincule con los países a escoger con anterioridad hay que crear una lista de validación como se explica al inicio de la publicación y luego estos datos hay que vincularlos a través de la función BUSCARV. En la siguiente imagen se explica el resultado del ejemplo.

Para mayor detalle puedes descargar el siguiente archivo Lista de Validación que contiene el ejemplo anteriormente mencionado. Esperamos que les sea de mucha utilidad, más adelante estaremos publicando más información al respecto.